Москва Нижний Новгород
Комерческая служба: +7 (831) 220-51-50 Техническая служба: +7 (831) 220-51-15
Комерческая служба: +7 (499) 110-58-31 Техническая служба: +7 (499) 110-15-27
Обратная связь
Горячая линия сервисной службы для
действующих клиентов:
8 800 2222 160

Время директора, как его экономить

02 февраля 2017

Нехватка времени – серьезная проблема. Мы изучаем способы борьбы с хронофагами и методы тайм-менеджмента, детально планируем свой рабочий день и умеем грамотно делегировать. И все равно, времени не хватает. А знаете ли вы, что дополнительные минуты, часы и дни можно добыть просто изменив формат работы со своей ИТ-системой?

ИТ-система (ИТ-инфраструктура) компании – это совокупность компьютерного оборудования и программного обеспечения, которую бизнес использует для своих нужд. Это такой же рабочий инструмент как молоток, только технологичнее.

Для того, чтобы инструментом было удобно пользоваться, он должен соответствовать определенным требованиям, его нужно правильно подобрать, с ним нужно уметь работать. И в этом загвоздка.

Когда бизнес только начинается, редко удается спроектировать ИТ правильно с первого раза. Система растет и усложняется по мере роста бизнеса. У компании появляются новые задачи и люди, в систему добавляются блоки. Сегодня для работы с серьезными приложениями (1С, CRM и прочее) принято нанимать готовых специалистов или заказывать обучение. А как же простые функции? Считается, что «элементарные вещи» люди и так уже умеют делать, и обучать их этому не нужно. Может быть и умеют, но каждый по-своему, в меру «своей испорченности», и общей системы нет. К чему это может привести и зачастую приводит?

Рассмотрим простую, казалось бы, функцию – работу с файлами. Всегда есть определенные наборы конфиденциальных данных (доступ к которым строго ограничен) и общий набор файлов, необходимый для совместной работы.

Поначалу этому не придают особого значения, люди хранят конфиденциальные данные на флэшках и своих ноутбуках, что-то, по мере необходимости, выкладывают в локальную сеть. Затем флэшки вместе с данными начинают теряться и ломаться, а где расположены данные в сети знает только тот, кто их выложил. И в этот момент вы и ваши сотрудники начинаете терять драгоценное время на поиски на просторах вашей ИТ-системы так не вовремя понадобившихся файлов.

Вот далеко не полный, но типичный список причин, послуживших возникновению такой ситуации:

  1. В локальной сети не был предусмотрен репозиторий (выделенное место на серверах для хранения конфиденциальных данных и общих файлов).

Распространенная ситуация. Но сотрудникам нужно обмениваться файлами и в ход идет все что ни попадя: флэшки, расшаренные папки на компьютерах, почта, скайп, файлообменники Интернет (бывает и такое) и прочие народные способы. Гарантировать при этом адекватную версионность документов (не говоря уже о сохранности данных) не сможет никто. Поиск информации длится и длится, и может закончиться вообще ничем, например, если нужный сотрудник болеет и его ноутбук с требуемыми файлами болеет вместе с ним дома.

  1. Репозиторий есть, но им никто не пользуется. Причин может быть несколько:
  • Слишком медленно работает локальная сеть – пока документ открывается или сохраняется можно успеть попить кофе.
  • Структура репозитория напоминает место авиакатастрофы, и если туда что-то выложить, найти это спустя неделю становится нереально, т.к. все уже много раз поменялось – кто-то что-то положил, удалил или переместил, концов не сыщешь.
  • Не настроена элементарная безопасность. После помещения в репозиторий конфиденциальные файлы становятся доступны всем пользователям сети.
  1. Вредная привычка использовать «рабочий стол» компьютера для ведения оперативной работы. Рано или поздно оперативка меняется, и старые файлы собираются в кучу и переносятся в «Новую папку 7» где-нибудь в недрах ПК с оговоркой «разберу на досуге». Понятно, что отыскать их в случае острой необходимости, пару месяцев спустя, можно, но затратив уйму времени.
  2. Вредная привычка работать с файлами прямо в почтовой программе, не сохраняя их к себе на компьютер. Я много раз наблюдал картину маслом: сотрудник, весь в стрессе, пытается вспомнить от кого же и когда пришло письмо с отчетом, который внезапно и срочно потребовался руководителю. В этой ситуации время теряют уже двое. И хорошо, если письмо найдется, а если нет? Сколько потребуется времени на получение копии?
  3. Вредная привычка терять данные на собственном компьютере. Просто потому, что о резервных копиях никто еще не задумывался, а сетевые шифраторы (вредоносные программы, делающие открытие рабочих файлов невозможным. Распространяются, как правило, с письмами от ваших клиентов или банков, маскируются под очень важную корреспонденцию – сложно не открыть) уже работают.

Это только кажется, что времени на поиск нужных сведений уходит не так много. Но если вы сложите минуты и часы, ежедневно затрачиваемые вами лично и вашими сотрудниками на работу, которую можно было бы просто не делать, будь у вас все на своих местах, получится солидный кусок вашей жизни и денег (вы же платите сотрудникам не за то чтобы они искали потерянные данные?), потраченных вхолостую.

Есть два пути решения проблемы. Правильный и простой. И оба они начинаются с отказа от «вредных привычек». Привычка она на то и привычка, чтобы выполняться неосознанно, и потому этот простой шаг выполнить сложнее всего. Руки сами тянутся открыть файл прямо из почты, ну в крайнем случае, сохранить его на «рабочий стол». И до тех пор, пока вы сами не начнете работать по-новому, ни одна технология вас не спасет.

Правильный путь заключается в грамотном перестроении вашей ИТ-инфраструктуры. И тут не обойтись без помощи квалифицированного системного администратора и иногда финансовых вложений.

  1. Убедиться в том, что локальная сеть работает как надо, и работа с файлами по ней не будет каторгой. Это задача системного администратора. Приведение сети в порядок может потребовать замены части сетевого оборудования. Обычно это несущественные затраты, несоизмеримые с получаемой выгодой. И разницу вы почувствуете сразу, и не только при работе с файлами по сети.
  2. Провести внутренний аудит на предмет выявления объемов хранимой на ПК, флэшках и прочих носителях, действительно важной информации.
  3. Организовать в своей сети (на сервере или выделенном файловом хранилище) файловый репозиторий – общую рабочую область для хранения и работы с файлами. Не рекомендую использовать для основного репозитория компании облачные сервисы в сети Интернет. В большинстве случаев, из-за большого объема данных, это не слишком удобно.
  4. Создать в репозитории четкую иерархическую файловую структуру. Это может быть разделение по отдельным направления бизнеса, по отделам, по людям. Обязательно следует выделить в репозитории такое место, куда кто угодно может положить что угодно, но с оговоркой, что раз в неделю все что в этой папке лежит, будет уничтожено. При формировании структуры помогут здравый смысл и системный администратор. Созданную структуру никто, кроме администратора, не сможет изменить, поэтому вопросы файлового хаоса в новой структуре отпадут сами собой.
  5. Жестко разграничить возможность доступа до разных папок. Сотрудники должны видеть и иметь доступ только к своему набору данных. Принять решение о том, кому и что в сети доступно – задача для директората и менеджмента. Системный администратор на себя такую ответственность взять не может. Зато он может воплотить решение в жизнь. И да, систему репозитория можно настроить так, что сотрудники не только не смогут открыть определенные файлы, но даже не увидят их.
  6. Настроить для репозитория железобетонную систему резервного копирования. Это задача и ответственность системного администратора, т.к. именно он теперь будет отвечать за восстановление случайно удаленных или зашифрованных файлов. Современные системы резервного копирования позволяют, в некоторых случаях, восстанавливать утраченные файлы не на вчерашний день, а на несколько часов назад. Это очень помогает, если вы вечером случайно удалили файл с которым работали весь день.
  7. Самое сложное: заставить сотрудников работать с новой структурой. Иногда достаточно соответствующего распоряжения и нескольких дней обучения пользователей. Но, как правило, без системы штрафов, в начале пути, не обойтись.

Простой путь –все те же шаги, но без использования единого репозитория. Даже не централизуя физически в одном месте все файлы компании, можно упростить работу с ними. Это менее финансово затратный путь, но и результат будет попроще.

По большому счету, данные остаются на своих местах (например, на ПК пользователей), но доступ к ним централизуется. Выглядит это так, как будто все данные со всей сети сведены в одно место, в один сетевой диск. Это не решит большинство проблем с безопасностью (не на всех операционных системах можно настроить уровни доступа в соответствии с требованиями компании) и не позволит создать надежную систему резервного копирования. Но обмениваться файлами и искать их станет гораздо проще – ведь визуально все будет в одном месте.

Закрыть

Заявка на бесплатную консультацию

Наш сотрудник свяжется с Вами в течение 15 минут с момента заполнения анкеты.
Поля, помеченные "звездочкой" (*), обязательны для заполнения.
Спасибо, ваши
данные отправлены!
Закрыть

Заявка на ИТ-аудит

Наш сотрудник свяжется с Вами в течение 15 минут с момента заполнения анкеты.
Поля, помеченные "звездочкой" (*), обязательны для заполнения.
Спасибо, ваши
данные отправлены!
Закрыть

Обратная связь

Наш сотрудник свяжется с Вами в течение 15 минут с момента заполнения анкеты.
Поля, помеченные "звездочкой" (*), обязательны для заполнения.
Спасибо, ваши
данные отправлены!
Закрыть

Отправить заявку

Наш сотрудник свяжется с Вами в течение 15 минут с момента заполнения анкеты.
р.
Поля, помеченные "звездочкой" (*), обязательны для заполнения.
Спасибо, ваши
данные отправлены!